معلومات تخفيها عنك شركات البرمجة

تحذير! لا تشترِ برنامج إدارة محلات الذهب قبل قراءة هذا المقال

من أين بدأت القصة؟

في يوم ربيعي عام 2006 طلب مني والدي أن أصمم له برنامجاً من أجل محله لتجارة الذهب، لكني كنت أعمل في الورشة لصياغة الذهب، لذلك لم أوافق على الطلب لأنني أعلم أنه أمر يستغرق وقتاً طويلاً. ذهبت للبحث عن أفضل برنامج متوفر في الأسواق. كل شركة ادعت أن برنامجها هو الأفضل في الأسواق لادارة محلات الذهب! خلال تلك المدة تعرفت على شركات مختلفة وأساليبها في العمل؛ اشتريت عدداً من البرامج واستشرت عدداً من تجار الجملة والمفرد والصاغة في أسواق الذهب، حتى أنني قرأت عدداً من الكتب في مجال الحسابات.
أحببت أن أشارككم هذه التجربة لربما تكون مفيدة لكم في شراء البرنامج المناسب لكم، فمنذ القدم قالوا:

اسأل مجرباً ولا تسأل حكيم.

الحصول على الجواب الصحيح كلفنا الكثير من الوقت، وأنتم بقراءة هذا المقال المميز، ستقتصدون بالوقت! أنا متأكد من أنه سيكون مفيداً لكم.

في البداية أخبرني ما الذي تريد فعله؟

يجب أن تعرف ما الذي تريد فعله من أجل أن تختار الأداة المناسبة لذلك. إذا لم تكن تعلم ما الذي تريد فعله، فإن أي برنامج تستخدمه لن يحقق لك النتيجة المطلوبة إن كان مجانياً أو كان الأغلى ثمنا في الأسواق. دعني أضرب لك مثالاً. الشاحنة الصغيرة، المتوسطة والكبيرة، كل منها تستخدم للشحن، ولكن أي منها تناسبك؟ الإجابة تعتمد بالكامل على “حاجتك”، فربما يمكنك إنجاز المهمة بعربة يدوية حتى!

هل رأيت بعض الأشخاص يتنقل من متجر إلى متجر عندما يريد شراء موبايل لأنه لا يعلم ما الذي يريد شرائه؛ وفي النهاية يشتري هاتفاً جوالاً لا يستمتع باستخدامه. إذا اشترى أغلى موبايل، فإنه يقول باستمرار: “لماذا أنفقت كل هذه الأموال من أجل موبايل؟ وما الفائدة منه؟!” وإذا اشترى هاتفاً رخيصاً، فسيحس أن مظهره ممسكاً بهذا الموبايل وسط الأصدقاء والعائلة غير مناسب.
الأشخاص الناجحون مثلك، يحددون احتياجاتهم بدقة وشفافية، حتى لو كان ما يرغبون به هو: “المظهر الحسن” ما المشكلة في ذلك؟! هؤلاء يعلمون بدقة ما الذي يريدونه، ولهذا فإنهم يستمتعون بالشيء الذي يشترونه.

خذ الآن ورقة وقلم (أو سجل هنا ذيل المنشور) واكتب احتياجاتك! اكتب كل ما يخطر في بالك؛ لا حاجة لأن تكتب بذلك بالترتيب وبصورة جميلة؛ يكفي أن تكتب ذلك. لن يستغرق ذلك الكثير من الوقت، ربما سيستغرق 10-15 دقيقة ولكنه سيؤدي إلى الشفافية في العمل.
اسمح لي أن أشاركك الأفكار؛ إذا لم تكن قد استخدمت أي برنامج حسابات وإدارة محلات الذهب حتى الآن:

• تغيير الوزن والعيار إلى وزن 875 بالحاسبة يحتاج وقتاً طويلاً وفي بعض الأحيان تحدث فيه أخطاء.
• أريد أن أسلم الزبون مصوغات ذهبية مؤشرة بملصق وباركود.
• كم غراماً بعت هذا الشهر؟ أي الأنواع يحقق أرباحاً أكثر كي أركز عليه؟
• جمع الفواتير من أجل حساب الرصيد بسرعة كبيرة وسهولة؟
• لدي مشكلة في تحصيل الديون لأنني لا أعلم الموعد الدقيق لكل رصيد، لذلك يتهربون مني بطريقة ما!
• أحتاج سجل هاتف يُكتب فيه رصيد الأشخاص إلى جانب أسمائهم من أجل أن أتصل بهم لأطالبهم بتسديد الديون. أتمنى لو أنني لم أكن بحاجة للاتصال بهم وإن الأمر يتم تلقائياً، مثلاً أن يرسل لهم النظام رسائل قصيرة SMS بضغطة زر واحدة أو يتصل بهم تلقائياً فتصل الرسالة إلى الجميع في آن واحد.
• هل أحقق أرباحا من عملي؟ أم أنني لا سامح الله أخسر؟
• هل أشتري ذهب الآن أم لا؟! أريد أن أشتري كمية من الذهب تتناسب مع مبيعاتي كي أحافظ على ميزانية رأس المال.
• تعبت من حساب الأقساط، أصبح تفكيري محصوراً بالاتصال بالسيدات اللاتي عليهن ديون للمحل بدلاً من أم أركز على بيع المزيد من الذهب.
• من هو الزبون الذي يحقق لي أعلى أرباح؟

كلما كتبت أكثر وكان ما تكتبه متناسباً مع احتياجاتك، فهذا أفضل لك، ولكن لا تبالغ في الأمر لأن كبر الوعود يدل على زيفها.

لدينا مرحلة مهمة أخرى

أعد قراءة قائمة احتياجاتك مرة أخرى. في هذه المرة دقق الاحتياجات التي كتبتها واسأل نفسك: “هل أحتاج هذا؟” على سبيل المثال إذا كانت أغلب تجارتك تدور حول “السوارات” فهل تحتاج إلى ملصق وباركود؟ احذف الأمور التي لا تحتاجها حقا كي تتخلص منها، أو أعطِ درجات للأهمية من 1 إلى العشرة، وركز على الأمور الأهم فقط.

من جَدّ وجد.

 

برنامج الأكسل يغطي احتياجاتك!

إذا كان عدد زبائنك قليل ولا تتعدى قوائمك 10 قوائم في اليوم، فأنت من وجهة نظرنا لا تحتاج شراء أي برنامج للحسابات؛ بل استثمر ثمن البرنامج وأضف ولو القليل من الذهب إلى محلك؛ ولكن تذكر الوقت كالسيف، إن لم تقطعه قطعك، إذن يجب ألا تضيع وقتك في حساب وزن وعيار الذهب وأجرة الصياغة، وبعد ضياع الوقت تحس بالقلق من احتمال ارتكابك خطأ ما خلال الحسابات!
هناك حل مجاني أنا متأكد من انه موجود في هذه اللحظة في كمبيوترك: إنه برنامج Excel. بهذا البرنامج يمكنك أن تتجنب ضياع وقتك بالآلة الحاسبة، ويمكنك تحقيق نتائج مذهلة بالقليل من الإبداع.

نمت أعمالك وازدهرت. أصبح عملك كثيراً؟

مبارك لك! ازداد عدد زبائنك ولم يعد الاكسل يكفي لتغطية احتياجاتك رغم أنه خلصك من استخدام الآلة الحاسبة، ولكن إنشاء ملف أو صفحة sheet منفصلة لكل زبون أمر صعب. كما أن عمل تقرير أداء وطباعة الفواتير معقد في الأكسل. أما تحديد كشف الحساب فهو أمر يستغرق مدة طويلة.
الآن حان وقت استخدام برنامج حسابات وإدارة محلات الذهب. تذكر أن تنظر إلى شراء برنامج حسابات وإدارة محلات الذهب على أنه استثمار كي تخصص وقتاً كافياً لدراسة الأمر واختيار البرنامج الصحيح مثل مدة نصف يوم أو يوم كامل على أبعد تقدير؛ والأمر يستحق تخصيص الوقت له. وهنا نقدم لك ملاحظات من اجل تحديد أفضل خيار.

لِمَن تم تصميم هذا البرنامج؟

هل تم تصميم هذا البرنامج للمحاسبين أم للصاغة؟ أي للأشخاص الذين درسوا الحسابات أم أنه برنامج يعمل بالمصطلحات المتداولة بين صياغ الذهب؟ الفارق بين الإثنين كبير جداً.

قال لنا مدير أحد شركات البرمجة لمحلات الذهب أنه يعتمد على المحاسبين لا على صاغة الذهب، في اختبار برامجه وتحديد الأخطاء فيها.

هذه البرامج مناسبة ومثالية لك إذا تحقق الشرطان التاليان:

• أن تكون أنت محاسب محترف وعلى اطلاع كامل بالحسابات، مثل أن تكون قد درست الحسابات في الجامعة أو تعلمتها عملياً بسبب حبك لها.
• أن تكون قد أوكلت الحسابات إلى محاسب وتكتفي بطلب تقارير منه. من المؤكد أن المحاسب يفضل استخدام برنامج يعمل بالمصطلحات الشائعة في الحسابات.

إذا لم تكن الشروط أعلاه تنطبق عليك، فلا تحاول استخدام هذه البرامج لأنها لن تحقق لك النتيجة المرجوة. الهدف من شراء البرنامج هو تسريع العمل وزيادة المبيعات، ولكن هذا النوع من البرامج سيضعك وسط عالم مجهول.

وفقاً للإحصائيات فإن أغلب من اختاروا برامجاً غير صحيحة، تركوا برامج الحسابات ولم يرغبوا بجني ثمارها.

أما أصحاب المزاج المناسب ممن يحبون يثابرون على تعلم هذه البرامج فإنهم يخصصون وقتاً طويلاً لتعلم استخدامها، وهم أيضاً يتعرضون لخسائر من دون أن ينتبهوا لذلك، إذ ينسون أن الوقت أثمن من الذهب، وهم يهدرونه بلا فائدة، على سبيل المثال تسكير الذهب لا معنى له في برامج الحسابات، ومن أجل القيام بهذه العملية البسيطة، يحتاج هذا النوع من البرامج إلى كتابة أربعة فواتير. نعم هذا صحيح! أربعة فواتير بدلاً من إدخال المعلومات ببساطة في صف واحد في جدول.

اختبار مجاني وضمان استعادة المنتج

إذا رفضت شركة ما تقديم نسخة مجانية، فيجب أن تنظر إلى الموضوع بحذر: لماذا يخشون تقديم نسخة تجريبية مجانية؟ في عام 2006 كنت أبحث عن برنامج لمتجرنا، ودخلت إلى إحدى شركات البرمجة الموجودة في الأسواق، سألت المدير التنفيذي عن نسخة مجانية؛ فلم يملكوا نسخاً مجانية! قال لي:

الجميع يعرفون برنامجنا ويستخدمونه وهم راضون عن ذلك. كل من يأتي إلى هنا يأتي وهو على علم ببرنامجنا ولا نحتاج سوى أن نغريه ليشتري البرنامج 😉

 

كنت لحوحاً جداً لذلك ذهبت إلى زبائن هذه الشركة لأرى هل هم راضون عن البرنامج حقا؟! البعض كانوا سعداء بها والبعض غاضبون، البعض اشتروا البرنامج ولم يتمكنوا من استخدامه. فيما اتجه البعض لاستخدام برامج أخرى. هل كان هؤلاء الأشخاص من هواة جمع البرامج؟ بالطبع لا! هؤلاء أجبروا على شراء عدة برامج خلال بحثهم عن البرنامج المناسب. لا ترتكب أنت هذا الخطأ، ولا تشترِ البرامج عدة مرات، بل تعرف على البرنامج جيداً قبل استثمار أموالك لشرائه.
النمط الشائع في مختلف دول العالم هو تقديم نسخة مجانية للاختبار. فأنت لن تعرف الكثير عن البرنامج من دون أن تختبره في الظروف الحقيقية في متجرك. انتبه إلى أن النسخة التجريبية يجب أن تكون كاملة، وأن تقدم جميع إمكانيات البرنامج في آن واحد كي تستطيع اختبار البرنامج اختباراً حقيقياً، فيما تقدم بعض شركات البرمجة نسخاً تجريبية أغلب خياراتها لا تعمل!
قد لا تقدم الشركة نسخة تجريبية، ولكنك تحس أن هذا البرنامج جيد ومفيد، في هذه الحالة طالب الشركة بضمان استعادة المنتج وإعادة ثمنه. أي أنه سيكون بإمكانك إعادة المنتج إلى الشركة بعد مدة من شرائه واسترداد أموالك بالكامل. نحن نرى أن مدة شهر تعتبر مناسبة من أجل اختبار البرنامج وتقييمه.

الدعم التقني وأسلوبه بالتعامل

لن نجافي الحقيقة إذا قلنا إن الدعم والفريق الذي تشتري منه المنتج أهم حتى من المنتج الذي تشتريه. قد يلفت اهتمامكم إن البرامج المُقرصنة نادرة جداً في مجال إدارة محلات الصياغة، وإذا عثرت على برنامج مقرصن فإنه قديم وغير مفيد. هل فكرت بسبب ذلك؟
بمعزل عن الأمور الأخلاقية والقانونية حيث يجب ألا نهدر جهود الآخرين، بل يجب أن ندفع ثمن كل ما نستعمله، فإن السبب الرئيس لعدم اختراق وقرصنة هذه البرامج هو أنها لا تساوي شيئاً من دون الدعم التقني. وهناك قانون عام في البرمجة يقول:

«No Code No Bug»

من المستحيل أن يكون هناك برنامج كامل من دون أي نواقص، حتى لو كان منتجاً في أكبر الشركات العالمية مثل مايكروسوفت أو أبل؛ مربط الفرس هو أي شركة تعالج الثغرات الخطيرة بسرعة أكبر ولا تتركك بمفردك.
بالتأكيد لا يمكن التعرف على أخلاق فريق الدعم في الشركة خلال مدة قصيرة ولكن الملاحظات التالية مفيدة لك كي تحقق النتيجة المرجوة:

• للأسف عثرنا على برنامج يتوقف عن العمل بعد مدة معينة، بعد عام واحد على سبيل المثال، ويضعك في مواجهة الأمر الواقع! وبالتالي يجب عليك أن تدفع تكاليفاً من أجل إعادة تفعيل البرنامج. يجب أن تنتبه جيداً إلى هذا الموضوع، هل سيتوقف البرنامج عن العمل؟ أم أن خدمات الدعم من الشركة هي التي ستتوقف بعد مدة معينة بلا أن يتوقف البرنامج عندك.
• قبل أن تشتري، كن لحوحاً واطرح الكثير من الأسئلة؛ لا يوجد ما يدعو للخجل. جميع البائعين يتعاملون معك بذوق عالٍ وأخلاق رفيعة قبل أن تشتري منهم المنتج، ولكن عندما تطرح أسئلة أكثر من المعتاد قد تنقلب الطاولة ويظهر الوجه الآخر! إذا واجهت مشكلة في استخدام البرنامج بعد شرائه، فإنك ستقابل الوجه الآخر الذي تكلمنا عنه.
  أحد تجار الذهب كان من زبائن شركة… فاتصل بالدعم التقني عدة مرات؛ وبعدها انتبه إلى أن هاتف الشركة أصبح مشغولا على مدار الساعة! بعد التحقق من الأمر قليلاً اكتشف أن فريق دعم الشركة أدخل رقمه في قائمة حجب المكالمات (القائمة السوداء) كي لا يتمكن من معاودة الاتصال به، بهذه البساطة!
• زبائن البرنامج هم أفضل من يمكنك استشارته؛ اطلب من الشركة أن تعرض عليك آراء الأشخاص الذين استعملوا البرنامج وتعاملوا مع فريق الدعم عن قرب. من الأفضل أن يعرضوا عليك ملفات صوتية بدلاً من التعليقات المكتوبة؛ وإذا كانت تعليقات مصورة فذلك أفضل بكثير! الكثير من زملائك في سوق الذهب لا يحبون عرض صورهم، لذلك يمكنك الاكتفاء بملف صوتي للتعليقات.
  إذا عرضت عليك الشركة قائمة أسماء الزبائن، فهذا لا يكفي، لأنهم قد يكونون قد اشتروا البرنامج ولا يستخدمونه؛ وربما لم يتمكنوا من إعادة البرنامج إلى الشركة، كما أنك لا تملك الوقت الكافي للاتصال بالزبائن الواحد تلو الآخر لتسألهم عما إذا كانوا راضين عن الخدمات التي تقدمها الشركة.
  اصغ إلى الملف الصوتي لتعليقات المستخدمين وستكتشف بسهولة هل هي تعليقات الزبائن الحقيقية أم لا: لحن الكلام، اختلاف طريقة الكلام وكونهم لا يتكلمون جميعاً بنفس الطريقة ولا يستخدمون نفس الكلمات يدل على صدق كلامهم.
  الملاحظة المهمة الأخرى هي أن ترى كم من بين الزبائن هم أشخاص معروفين في سوق الذهب؟ الأشخاص الذين يواكبون الأمور دوماً ويعرفون أفضل الخيارات في الأسواق. رؤية أسماء هؤلاء الأشخاص مهمة لأفراد مثلك يقومون بخيارات ذكية.
• CD تنصيب البرنامج: أشعر بالخجل عندما أقول أن بعض الشركات تتخذ صعوبة نصب البرنامج “والطرق الخاصة التي لا تعرفها أنت” حجة من أجل عدم تسليم الزبون ملف تنصيب البرنامج! ما معنى هذا التصرف؟ يجب أن تدفع لهم المال في كل مرة من أجل أن ينصبوا لك البرنامج فيطالبونك بتكاليف عالية للنصب بحجة أنك لا تستطيع فعل ذلك ولا أحد يستطيع فعل ذلك سواهم 😏
• إذا تساوت شركتان في جميع الأمور، فانتبه إلى مدة الدعم المجاني. أحدهم يدعمك لثلاثة أشهر وآخر لمدة عامين. الشركة التي تقدم فترة دعم أطول هي الخيار الأنسب. والحمد لله أصبح الإنترنت متوفراً في كل مكان حتى في المناطق النائية مما يتيح إمكانية الدعم عبر الإنترنت. الملاحظة المهمة في هذا المجال هي هل الدعم عبر الانترنت مجاني أم مدفوع الثمن، مثلاً أحد البرامج يطلب منك دفع المال قبل الاتصال بالإنترنت من أجل الدعم حتى خلال مدة الضمان.
• التعليم: ربما يترك صانعك العمل (الموظف المسؤول عن استخدام البرنامج) ويتوقف عن العمل لصالحك. أنت لا تملك الوقت من اجل تدريب موظف جديد، لذلك من الأفضل أن تشتري البرنامج من شركة تقوم بهذه المهمة. لا فرق بين التعليم الإلكتروني عبر الإنترنت أو حضور الصفوف. توجد برامج في الأسواق لا تقدم أي تعليمات، فليس لها كتيب استخدام ولا أفلام تعليمية ولا أي شيء! بل يجب أن تعتمد على الذكاء والقدرة على التعلم لتعرف ما الذي يقوم به كل قسم في البرنامج!
• هل من المهم أن تكون الشركة قديمة ولها تاريخ؟ جوابنا على هذا السؤال هو يجب ألا تكون شركة ناشئة كي لا تجعلك حقلاً للتجارب، رغم أنك اخترت البرنامج وفقاً لما يتناسب مع رغبت. إذا كان البرنامج قد أتم عامه الثاني، فيجب أن يكون برنامجاً جيداً وقوياً يستطيع إبراز ما يميزه وحاز على اهتمام الآخرين واشتراه 200 شخص على الأقل.
  أليس التاريخ الطويل أفضل؟ ليس بالضرورة! فشركة نوكيا هي أقدم بالنسبة لشركة أبل؛ هل تشتري موبايل من شركة نوكيا؟! الأمر كذلك في عالم البرمجة أيضاً حيث أن الشباب والشركات الحديثة هي التي تقوم بالتغييرات الكبيرة.

إذا أردنا تلخيص الدعم التقني المناسب: تأكد من أواصر الود والصداقة بينك وبين الشركة كي لا تترك وحدك عند الحاجة ولا تنظر الشركة إليك باعتبارك مصدر إزعاج.

 

سهولة تسجيل الفواتير والقوائم

عندما تراجع شركة ما من اجل مشاهدة أحد برامج الحسابات عن قرب، اطلب من الشركة أن تسمح لك بإدخال فاتورة في البرنامج؛ الهدف من هذه الخطوة هو اختبار قدرتك على استخدام البرنامج من دون أن تحصل على أي تعليمات أو دورات تعليمية.

هل يحتوي البرنامج على الكثير من القوائم المعقدة والمتشابه مما يجعلك تشعر بالدوار؟ أفضل برنامج هو البرنامج الذي لا يحتاج إلى الكثير من التعليم والتدريب، بل يمكنك أن تستخدمه بأسرع وقت ممكن، كما في القوائم الورقية، أي أنه شبيه بما تقوم به دائما ولا ينقلك إلى عالم مجهول.
في المستقبل ستستخدم أنت أو موظفك برنامج الحسابات كثيرا وربما لخمس ساعات في اليوم، لذلك يجب أن تكون شاشة البرنامج جميلة ومريحة للأعصاب ولا تجعلك تضرب أخماس بأسداس كما في حلة البرامج الدوس DOS ذات الشاشات البيضاء والسوداء. يجب أن يكون البرنامج جميلاً وأنيقاً وبسيط المظهر وله ألوان تشعرك بالنشاط والحيوية.
كنت أسأل الشركات:

“كم من الوقت أحتاج حتى أتقن إدخال الفواتير في البرنامج؟”

الرد الذي تسمعه على هذا السؤال هو في الحقيقة مؤشر لدرجة تعقيد البرنامج: “خلال 3 أشهر” أي أن هذا البرنامج معقد إلى درجة أنك ستحتاج عدة محاضرات ومتابعة التعليمات من أجل استخدامه! أنا أنصحك بالابتعاد عن هذه البرامج، لأنك لن تستخدم هذا البرنامج في المستقبل حتى لو تعلمت طريقة استخدامه، حيث أن هذه البرامج معقدة وتحتاج الكثير من الوقت، لذلك لن تستخدمها طوال النهار وستترك أمر الحسابات إلى آخر ساعات العمل أو إلى الليل، وعندها ستكون متعب وشارد الذهن، وبالنتيجة ستترك أمر الحسابات وإدخال الفواتير. على الجانب الآخر توجد برامج يمكنك اتقان استخدامها في أقل من أسبوع وتعلم ما تحتاج استخدامه.

ملاحظات يجب الالتفات إليها في صفحة إدخال القوائم والفواتير:

• بعض البرامج ما تزال تعمل بطريقة العصر الحجري؛ على سبيل المثال افرض انك استلمت من الورشة عدداً من المصوغات وأردت تسجيل فاتورتها، ولكن أحد المصوغات من نوع جديد وعليك أن تدخل النوع الجديد في البرنامج. يجب أن تغلق صفحة الفواتير، وتتوجه إلى قائمة المعلومات الأساسية، لتدخل النوع الجديد ومن ثم تعود إلى صفحة الفواتير وحساب تلك الورشة لادخال الفاتورة! الهدف من شراء البرنامج هو توفير الوقت، لا أن يضيع وقتك بسبب كسل المبرمجين! يجب أن تكون سهولة ادخال نوع جديد أو شخص جديد في صفحة الفواتير أحد معاييرك لاختيار البرنامج المناسب. أي أن تستطيع ادخال اسم شخص أو نوع جديد بكل سهولة من دون ان تغادر صفحة الفواتير.
• للأسف بعض البرامج تعمل بالأرقام فقط. يعني يجب أن تحفظ رقم كل شخص ومصاغ، ولا يمكنك أن تعثر على أسماء الأشخاص أو المصوغات الذهبية إلا إذا كنت تحفظ الرقم! إذا كنت من محبي ألعاب تقوية الذاكرة، فمن المحتمل ألا تواجه مشكلة في استخدام هذا النوع من البرامج، ولكن إذا كنت تريد أن ترتقي بسرعة العمل وسهولته، فيجب أن تترك هذا النوع من البرامج وتبحث عن برامج أخرى.
• هل يمكن فتح عدة صفحات في آن واحد؟ الأمر شبيه باستخدام الإنترنت، حيث تتصفح عدة مواقع في آن واحد. إذا لم يكن بإمكانك تصفح عدة مواقع في آن واحد، فإن الكثير من وقتك سيتعرض للتلف بالإضافة إلى أن أعصابك ستتحطم وأنت تتنقل بين صفحتين بحثاً عن شيء ما.
• عندما يكون المحل مزدحماً من الممكن أن تدخل الفاتورة بالخطأ في حساب شخص آخر. في البرنامج الذي تقوم بشرائه هل يجب أن تحذف الفاتورة بالكامل وتعيد إدخالها من البداية؟! إذا كان البرنامج يعمل بهذه الطريقة فهذا تضييع للوقت وليس بالأمر الصحيح.
• الأمر مثير للسخرية ولكن توجد برامج في الأسواق إذا نسيت الضغط على خيار الحفظ بعد إدخال عدد من الفواتير: سيذهب كل الجهد هباءً! الحالة المثالية وما تنص عليه المعايير العالمية الحديثة هو حذف خيار الحفظ Save وأن يقوم البرنامج بحفظ جميع التغييرات تلقائياً، ولك حرية التصرف في أي شيء تريد تغييره أو تصحيحه.

التقارير والإحصائيات

الهدف الرئيسي من عملية ادخال الفواتير هو استخدامها في تقارير الأداء في البرنامج. تقدم لك البرامج الجيدة إمكانية رؤية بعض التقارير في صفحة ادخال الفواتير على سبيل المثال عندما تفتح فواتير شخص معين، فإن البرنامج يعرض عليك الرصيد السابق ويتيح لك إمكانية رؤية الفواتير السابقة واللاحقة في صفحة الفاتورة. هذه الميزة توفر عليك الكثير من الوقت. والميزة الأخرى هي عند استعراض قائمة الأسماء في صفحة الفواتير، تشاهد رصيد كل شخص إلى جانب اسمه.

الأمور الضرورية والرئيسية التي تحتاجها في قسم التقارير هي عدة أمور سنذكرها لك أدناه، تأكد من أن البرنامج يوفر لك هذه الميزات:

• تقرير يستعرض حالة المحل. أي بنظرة واحدة تستطيع أن ترى الديون، المستحقات (الطلب)، وكم لديك الآن في المتجر من الأموال النقدية حتى المصوغات الذهبية الموجودة في العارضة والقاصة، وفي أسفل التقرير يعرض البرنامج صافي أموال المحل. ويعني صافي أموال المحل: كم سيبقى عندك إذا دفعت للناس ديونهم وسدد لك الآخرون الديون التي عليهم.
  أنا لم أرَ شخصاً من تجار الذهب والصاغة يحسب أمواله بالدينار أو الدرهم، بل عادة ما يحسب النتيجة النهائية بالذهب وبسعر اليوم؛ لذلك يجب أن يحتوي البرنامج على مربع لإدخال سعر الذهب الحالي ليقدم لك البرنامج تقرير أموال المحل بالذهب وبالسعر الحقيقي.
  إذا كان البرنامج الذي تستخدمه يقدم لك هذا التقرير بطريقة صحيحة وواضحة، فإنك ستعلم حجم أرباحك وأعمالك وصافي أموالك؛ هذا الأمر يؤدي إلى عدم تعرضك للخسارة إثر تقلبات الأسواق حيث أنك ترى دائما مجموع أموالك من الذهب والنقد كل على حدة، وإذا بعت الذهب ولم تشترِ كمية مساوية لما بعته، فإن الموازنة حسب الذهب سيصبح سالباً بينما ترتفع أموالك النقدية؛ بالتالي فإن نظرة واحدة تكفي لتعرف موقفك في السوق بوضوح. خذ هذا التقرير على محمل الجد، وخلال بحثك عن البرنامج المناسب، تأكد من أن هذا التقرير يعمل جيداً ومن دون أخطاء.
• كشف اختلاف الحساب. من الطبيعي أن تختلف حساباتك مع شخص آخر، فترغبان بمراجعة صفقاتكما بالتفصيل ورؤية رصيده في كل سطر من أجل التوصل إلى سبب الاختلاف بالحسابات. هذا التقرير ضروري جداً ويجب أن توفره جميع برامج الحسابات.
• يكمن ربحك الحقيقي في دورة بيع وشراء الذهب لا في ازدياد المبيعات فقط. من المؤكد أنك رأيت تركيز تجار وصياغ الذهب الناجحين والبارزين على هذه الإحصائيات: كم يوماً بقي الذهب لدى الزبون؟ أي المصوغات أثقل وزنا؟ مبيع أي المصوغات قليلة من أجل التوقف عن المتاجرة بها. إذا لم تحصل على هذه التقارير فستكون “نائم ورجلك في الشمس” فتتعرض لخسائر كبيرة.
• مبيع أي المصوغات أعلى من غيرها؟ أي من هذه المصوغات يحقق لك أعلى نسبة من الأرباح؟ أن تتمكن من ترتيب التقرير تصاعدياً أو تنازليا باستخدام خاصية الترتيب Sort، أمر مهم جداً في المحافظة على وقتك من الضياع. من الجدير بالذكر أن 20% من المصوغات الذهبية مُربحة، وهي التي تعود عليك بأعلى الأرباح، لذلك يجب ألا تعمل بالظنون، بل يجب أن تعمل وفقاً لتقارير دقيقة عن تداول المصوغات و البضاعات.
• كم يوم بقيت مصوغاتك الذهبية لدى الآخرين؟ يجب أن يعرض لك البرنامج تفاصيل هذا الأمر بالتفاصيل، الأهم من ذلك هو أن تتمكن من تصفية وفرز نتائج البحث، لتحدد على سبيل المثال الأشخاص الذين بقي الذهب لديهم لأكثر من 10 أيام. وهنا لا نقصد مجمل الذهب بل مدة بقاء كل وجبة من أنواع المصوغات الذهبية التي بعتها مع طرح الذهب المُستلَم الذي دفعها الشخص المقابل.
• أي الزبائن يجب أن يسدد لك قسطاً اليوم؟ إذا كنت تبيع الذهب بالتقسيط، فأنت بحاجة شديدة إلى منبه موعد الأقساط، والأفضل من المنبه هو أن يرسل البرنامج رسالة تنبيه للزبون ويذكره بموعد تسديد الدين. هذا سيؤدي إلى عودة رأسمالك بسرعة وازدهار تجارتك، بالإضافة إلى أنه سيوفر لك الكثير من الوقت.

عند دراستك للتقارير التي يقدمها البرنامج، تأكد هل تحتاج الانتقال من تقرير إلى آخر من أجل التوصل إلى نتيجة بسيطة؟ مثلا في تقرير حالة المحل الذي تحدثنا عنه مسبقا، توفر بعض البرامج إمكانية النقر المزدوج (دبل كليك) على أي سطر من أسطر التقرير من أجل استعراض تفاصيل السطر. على سبيل المثال يتم جمع الكسر والمخشلات في سطر واحد، فهل تحتاج مراجعة تقرير آخر من أجل رؤية تفاصيل الكسر والمخشلات؟ أم يكفي ان تنقر على السطر مرتين لتدخل إلى التفاصيل؟!

امن حساباتك

القفل البرمجي أم القفل الصلد؟

تستخدم البرامج أنواع الأقفال من أجل منع نسخ الملفات. بعض الأقفال برمجية أي أن برنامج الحسابات يعمل على كمبيوتر واحد فقط وإذا ما تلفت قطعة من الكمبيوتر مثل الهارد أو الماذربورد على سبيل المثال، فيجب عليك أن تشتري برنامج الحسابات مرة أخرى! ما أزال أتذكر التجربة السيئة التي مر بها أحد الزملاء، حيث تضرر اللابتوب، فاضطر إلى شراء برنامج الحسابات من جديد، لا ترتكب أنت أيضاً نفس الخطأ ولا توافق على استعمال هذا النوع من الأقفال.
النوع الآخر من الأقفال، هو الأقفال الصلدة وهي تشبه الفلاش، العيب الوحيد لهذا النوع من الأقفال هو احتمال ضياعها، كأن خاتم ألماس قد ضاع من المحل، ولكن قَلّ ما يُخرج شخص ما هذا القفل المهم من المحل. يجب أن تسأل الشركة التي تريد شراء البرنامج منها عما سيحصل إذا ما تلف القفل أو احترق؟ ففي النهاية القفل عبارة عن جهاز إلكتروني ومن الممكن أن يتعرض للتلف؛ هل يقومون بتغيير القفل أم لا؟
القفل الصلب يوفر لكم ميزة هامة جداً: يحافظ على أمن حساباتك حيث لن يعمل البرنامج إلا بعد ادخال القفل إلى الكمبيوتر وبالتالي لن يستطيع أحد العبث بحساباتك.

صلاحيات المستخدم

أغلب تجار الذهب لا يملكون الوقت الكافي من أجل إدخال قوائم الحسابات في الكمبيوتر، فيتولى أحد الموظفين أو العمال استخدام برنامج الحسابات؛ في هذه الحالة يصبح أمن الحسابات أكثر أهمية: يجب أن يحتوي البرنامج على خيار صلاحيات الوصول كي تكون أنت الوحيد الذي يطلع على الأرباح والخسائر وحالة المتجر وخيارات هامة جداً أخرى. كذلك من اجل منع الموظف من تعديل وتحرير القوائم المطبوعة.
إذا استقل موظفك عنك وأخذ يعمل لحسابه الخاص واشترى برنامج حسابات من نفس الشركة، فهل يستطيع أن يشاهد فواتيرك في كمبيوتره؟! معلوماتك ستكون في مأمن إذا لم يتمكن أي شخص آخر من فتح ملفات حساباتك ومنها أرقام هواتف الزبائن، الأرباح والخسائر، كمية المبيعات و… أي ألا يستطيع فتح ملفات معلوماتك بأي قفل سوى قفلك أنت، حتى أنه لا يستطيع الدخول إلى نسخك الاحتياطية باستخدام قفله. قفلك أنت هو مفتاح كل شيء.
عند استعراض التقارير المهمة جداً والتي تعرض الحالة العامة للمحل، يجب أن يطلب منك البرنامج إدخال كلمة السر مجدداً. هذا الخيار يحافظ على سرية معلوماتك ويضمن عدم عرضها إلا عند حاجتك لها.

الميزات الإضافية

تطبيق الموبايل

يحمل الجميع هواتف ذكية في جيوبهم في يومنا هذا. بصورة خاصة إذا كنت بائعاً دواراً ومتجولاً فيجب أن يقدم لك تطبيق للجوال بالإضافة إلى برنامج الحسابات، كي لا تحمل معك طناً من القوائم! يمكنك أن تشاهد الأجرة والرصيد عن طريق التطبيق بدلاً من إخراج الأوراق من جيبك وقد بللها العرق وطويت حافاتها وبالتالي ستكون النظرة إليك سلبية وسيؤثر ذلك على اتكيت العمل؛ في الحقيقة يحكم الآخرون عليك من شكلك، لذلك أنت تفضل أن تظهر: أنيقاً، راقياً وتتمتع بأتكيت عالٍ.
سأخبرك عن ذكرى لأحد الأصدقاء الذين يتقنون استعمال التقنيات الحديثة وهو دوار وموزع للذهب. في بداية دخول جهاز iPad للأسوق، قام بشراء جهاز وأخذ يعرض صور المصوغات الذهبية على زبائنه في الآي باد؛ صدق أو لا تصدق، ولكن هذه الإضافة الصغيرة زادت مبيعاته بنسبة 200%

المجوهرات

هل تقوم بإصدار بطاقة تعريفية للمجوهرات؟ هل تريد تفاصيل مواصفات الأحجار وأجرة التركيب ونسبة أرباحك والكثير من الأمور الأخرى؟ إذن يجب أن تسأل عن إمكانيات البرنامج الخاصة بالمجوهرات! لأن بعض البرامج المتوفرة في الأسواق مخصصة للذهب ولا تقدم خيارات خاصة بالمجوهرات.

أحجار كريمة

بالإضافة إلى المجوهرات، توجد مصوغات تحتوي على نوع واحد من الأحجار الكريمة وقد أصبحت شهيرة في يومنا هذا، انتبه فيجب ألا یسجل البرنامج ثمن الأحجار المركبة ديوناً أو خسائر؛ أن يحسب سعر الأحجار المركبة ضمن ممتلكات المحل. الأمر يتكرر في المصوغات الجلدية حيث يواجه بعض الصاغة مشاكل في برامج الحسابات لأن البرنامج لا يستطيع إدخال قيمة الجلد، بل يبقى سعره كخسائر للمحل حتى يتم بيعه.
في مصوغات الأحجار أحيانا أنت لا تعلم وزن الأحجار ولا عددها وكل ما تعرفه هو سعرها. لن تستطيع ادخال القائمة بصورة صحيحة إذا لم يوفر لك البرنامج الخيار المناسب لهذه الحالة، وسيكون هناك نقص في القائمة.

الباركود

بيع المصوغات بالباركود وحساب الرصيد باستخدام قارئ الباركود أمر سهل جداً كما أنه يجعل محلك يبدو أكثر أناقة وأعلى دقة، وهذا يزيد من قدراتك في تسعير المصوغات الذهبية. انتبه كي لا يجبروك على الشراء منهم دائما فتحتاج دفع الأموال من جديد لكل ملصق، واحرص على اختيار برنامج يمكنك من تصميم الملصقات بسهولة. تصميم الملصقات أمر سهل جداً.

RFID

تحديد الهوية بموجات الراديو؛ من الظواهر الجديدة والجميلة جداً والتي تخلصك من الكثير من المتاعب، حيث أصبح بإمكانك حساب كل رصيد المحل في ساعة واحدة بدلاً من قضاء يوم كامل. إذا كان حساب وزن المصوغات في عارضات متجرك يستغرق وقتاً طويلاً، سيكون RFID خياراً مميزاً لك.

البيع بالتقسيط

أغلب البرامج تقدم جداول الأقساط لمتاجر البيع بالمفرد، مما يتيح لكم إمكانية البيع بالأقساط ولكننا لاحظنا أمرين يجب الالتفات إليهما:
• في بعض البرامج يجب أن تسلم استلام القسط من الزبون في مكانين مختلفين. أي يجب أن تسجل استلام القسط في جدول الأقساط، ومن ثم تسجله في فاتورة أيضا! هذا خطأ لا يُغتفر في البرمجة! إذا كان عليك تكرار العمل فإن هذا سيؤدي إلى الأخطاء والنسيان وتحطيم الأعصاب.
• غالباً ما لا يدفع الزبائن الأقساط في الوقت المناسب وبالمبلغ الصحيح أي من الممكن أن يدفعوا قسطين في آن واحد أو أن يدفعوا الأقساط قبل موعدها أو أن يتأخروا في الدفع؛ أو أن يدفعوا 60 ألف دينار بدلاً من القسط البالغ 100 ألف دينار. هل يمنحك برنامج حسابات لمحلات الذهب، المرونة الكافية لإدخال هذه المعلومات؟ يعني أن تُدخل مبلغ القسط وتاريخ استلامه؟ أم أنك مجبر على استلام القسط في الوقت المحدد وبالمبلغ المحدد فقط؟! لن أسهب في الشرح فأنت قد أدركت حجم المصيبة.

العملات

يجب على تجار الذهب الذين يتعاملون مع خارج البلاد الالتفات إلى النقاط الأربعة التالية عند اختيار برنامج للحسابات:

• يجب ألا تضطر لفتح عدة حسابات لشخص واحد، حساب للدينار وآخر للدولار والثالث للدرهم… لان هذا سيؤدي إلى ضياع الحسابات وكذلك إلى الارتباك واحتمال الخطأ والنسيان بالإضافة إلى كل ذلك ضياع وقتك.
• في تقرير حالة المتجر، يجب أن تظهر القطع التي أجرة صياغتها بالدولار في عمود منفصل يعني أن يميز البرنامج بين أجرة الصياغة بالدينار والمصوغات تلك التي أجرتها بالعملات الأخرى.
• التسكير بسعر الأونصة وبحسب الدولار وهذا ما تحتاجه كثيراً. أنت تعلم بلا شك أن تجارة الذهب بالأونصة تعتمد على عدد من المعايير منها وزن كل أونصة وعيارها وكذلك نسبة التحويل من الدرهم إلى الدولار (Rate) إذا كنت تتعامل مع دبي؛ لذلك يجب أن يوفر لك البرنامج جميع هذه الإمكانيات لأن التجار الذين تتعامل معهم يستخدمون طرقاً مختلفة للحساب، فمثلاً احدهم يحسب الدولار 3.6 درهم والآخر يحسبه 3.67 درهم؛ لذلك يجب أن يتيح لك البرنامج إمكانية تغيير النسبة وإلا فانك ستواجه اختلافاً في الحساب في كل مرة.
  كذلك إن كنت تعمل مع تركيا، فيجب أن تستطيع الحساب بسعر الكيلوغرام أو ما يُسمى هاس أو لوح. فلا تجبر على استخدام الآلة الحاسبة بين الحين والحين!
• تقرير حالة المحل سيكون عبارة عن تركيبة من الذهب والدينار والعملات الأخرى مثل الدولار والدرهم؛ يجب أن يضم التقرير قسماً مخصصاً لإدخال أحدث أسعار العملات وعرض حالة المحل بالكامل حسب الذهب.

الصهر

إذا كنت تملك ورشة لصياغة الذهب وتريد أن تتخلص من عمليات الحسابات الطويلة والعريضة التي تشعرك بالتوتر، فيجب أن تختار برنامجاً يحسب عيار الذهب ويخبرك كم تحتاج من الفضة أو التيزاب والأهم من ذلك أن يقوم بتعديل رصيدك من الذهب بالتزامن مع حساب العيار. ما معنى هذا؟ إنك تستطيع حساب عيار الذهب بالآلة الحاسبة أو حتى باستخدام برنامج Excel لتحسب حسابات الصهر، ولكن ما يوفر عليك الوقت والجهد هو أن برنامج ادارة محلات الذهب، يقوم بتعديل وتسجيل رصيدك من التيزاب والكسر والمخشلات والذهب المصهور، ولا يكتفي بحساب العيار.

كلمة أخيرة: السعر

انت تقرأ ولا ترمي بنفسك وسط مستنقع من دون تفكير وهذا ما يجعلك من التجار الأذكياء في هذا المجال. بالتأكيد أنت تعلم أن سعر البرنامج هو آخر ما يجب الالتفات إليه، إذا كان البرنامج يستطيع أن يوفر لك عدة ساعات من العمل في اليوم ويهدئ أعصابك ويؤدي إلى زيادة مداولاتك وازدهار تجارتك، فإنه يستحق دفع آلاف الدولار، وسيكون شرائه مربحاً وسيشعرك بالسعادة. جميع الأشخاص الناجحين دفعوا ثمن النجاح.
وفقاً للإحصائيات التي قمنا بها، في متاجر البيع بالمفرد تثق النساء بالفواتير الإلكترونية أكثر من اليدوية، حتى أنهم إصرارهم على الحصول على تخفيض وحسم يقل: “حساباتك تتم بالكمبيوتر، لذلك من المؤكد أنها دقيقة وصحيحة!”
حيال السعر، يجدر الانتباه إلى هذه الملاحظات:

• أيهما أفضل البرنامج الرخيص أم الغالي؟
  جميعنا نرغب بدفع أموال أقل، ولكن البرامج الرخيصة غالباً ما تؤدي إلى تكاليف عالية! أو أنها تغلق في كل عام ويجب فتحها من جديد بعد تجديد الاشتراك؛ أو أن البرنامج تم صنعه على وجه السرعة ومن دون التدقيق في الأمور إلى درجة أنك تحتاج إلى وقت طويل وجهد كبير من أجل القيام بأبسط الأعمال مما يجعلك في نهاية الأمر تتخلى عن الفكرة كأنك رميت أموالك في البحر؛ أو أن الشركة المنتج لا تقدم دعماً تقنياً جيداً بسبب انخفاض سعر المنتج مما يجعل تخصيص الوقت لتقديم الدعم أمراً مكلفاً لهم وبالتالي فإنهم وببساطة يتنصلون من هذه المهمة.
  الكثير من الزملاء ندموا لشرائهم هذه البرامج، واتجهوا لشراء برنامج ثاني وثالث. إذا أردت شراء ميزان، فهل تشتري ميزاناً رخيصاً ولو كان غير دقيق؟ بالطبع أنت لن تفعل ذلك لان كل عُشر غرام من الذهب ثمين! وقتك وراحة بالك ثمينان أيضاً أليس كذلك؟!
• حتى الهواء يجب شرائه بالمال؟!
  من الجيد أن يكون البرنامج مقسماً إلى أجزاء، لأنك لن تدفع سوى ثمن ما تحتاجه وسعر البرنامج لن يكون مرتفعاً جداً ولكن للأسف بعض الشركات تتقاضى الأموال حتى من أجل الأمور الضرورية؛ فهل من الممكن أن تشتري برنامج حسابات ولا يمكنك طباعة القوائم؟! ماذا عن توصيل البرنامج بالميزان؟ البيع بالتقسيط في البيع بالمفرد؟ هذه ليست إمكانية مميزة من اجل أن تطالبك الشركة بدفع أموال إضافية للحصول عليها.

فرصة لا تعوض!

أتمنى أن تكون قد استمتعت بقراءة هذا المقال وهذة التجربة، وأن يكون له دور في اتخاذك خياراً صحيحاً. أقدم لك فرصة لا تعوض!
نحن قمنا ببرمجة برنامج كيميا لأننا لم نعثر على برنامج مخصص للصاغة لا للمحاسبين، وقد تم تصميم البرنامج وفقاً لاحتياجاتنا وحسب خبرتنا حتى أصبح برنامج كيميا على ما هو عليه اليوم: إذا كنت تستطيع تشغيل الكمبيوتر واطفائه، فأنت تستطيع استخدام برنامج كيميا بكل سهولة. بعض الأصدقاء لم يكونوا يتقنون استخدام الكمبيوتر ولكن خلال أسبوع إلى أسبوعين نقلوا حساباتهم من السجلات اليدوية إلى برنامج كيميا؛ كم من الوقت قد يستغرق شخص ذكي ومثقف ويستعمل الانترنت مثلك حتى يتعلم ذلك؟

هديتنا لك هي نسخة مجانية من كيميا
اتصل بنا للحصول على النسخة المجانية من برنامج حسابات لمحلات الذهب نحن بانتظار التواصل معكم. لن نلح عليك كي تشتري النسخة الأصلية للبرنامج ولن نزعجك حيال ذلك، فلا تقلق بشأن الموضوع.

أريد نسخة مجانية الآن