در ویدئوی بالا، نوع حسابها را توضیح داده‌ایم. برای مطالعه متن، روی نوع مورد نظرتان کلیک کنید:
1. بنکداری
چه حساب‌هایی را از نوع بنکداری معرفی کنیم؟
اگر مغازه‌دار و تکفروش هستید، کارهای ساخته را از کجا تأمین می‌کنید؟ احتمالا از بنکداران بازار و اشخاص کیفی و چند کارگاه طلاسازی. حساب این افراد را از نوع بنکداری تعریف کنید.
کارگاه دارید و طلاساز هستید؟ مشتریان شما چه کسانی هستند؟ احتمالاً چند مغازه تکفروشی و افراد کیفی و بیشتر از آنها، بنکداران بازار. همچنین بخش‌های مختلف کارگاهتان و حساب کسری آنها را از نوع بنکداری معرفی کنید.
بنکدار و عمده‌فروش هستید؟، مشتریان شما همچنین کارگاه‌هایی که با آنها کار می‌کنید و افراد کیفی، افراد آبشده فروش و ری گیری‌ها را از نوع بنکداری بگذارید.
و اگر کیفی هستید، حال و روز حسابها شبیه به بنکداران است.
خلاصه اینکه حساب همه کسانی که با آنها بده بستان دارید، به جز سه تا: مشتریان مغازه تکفروشی که اکثراً از بانوان هستند، سرمایه اولیه شرکای مغازه و حساب‌های بانکی.
پیشنهاد می‌کنم ویدئوی دریافت کار ساخته از بازار را هم ببینید.
2. تکفروشی
اگر مغازه تکفروشی دارید، اسم، حساب و فاکتور مشتریانتان که احتمالا بیشترشان خانم هستند، از نوع حساب تکفروشی وارد کنید.
این صفحه فقط به درد مغازه‌های خرده‌فروشی و تک فروشی و جعبه داری می‌خورد. برای بنکدار و کیفی و سازنده، این صفحه اصلا مناسب نیست حتی اگر گاهی اوقات تکفروشی هم بکنند. چرا؟ چون خبری از مثقال و مظنه نیست و با قیمت هر گرم سر و کار دارد. همچنین سود را در قسمت درصد تکفروشی لحاظ می‌کند که متداولش هفت درصد است. دیدن ویدئوی سند تکفروشی را پیشنهاد می‌کنم.
3. بانک
مغازه شما در چه بانک‌هایی حساب دارد؟ اسم و حسابشان را از نوع حساب بانک وارد کنید.
کارهایی مثل حواله بانکی، برداشت پول نقد از بانک، واریز به بانک، در حساب گذاشتن چک، پاس شدن چک شخصی و هر آنچه روی موجودی حساب بانکی مغازه تأثیرگذار است، همگی در صفحه سند بانک ثبت می‌شوند. ویدئوی کارتخوان، حواله بانکی، حواله طلا را هم ببینید.
حساب‌های بانکی شخصی و غیرمرتبط با مغازه را به هیچ وجه وارد نکنید چون کیمیا نمایانگر گاوصندوقِ مغازه است و حساب و کتاب مغازه را نگه می‌دارد. همزمان هم نمی‌تواند حساب دو جا را داشته باشد هم مغازه، هم منزل!
برای خرج و مخارج منزل از برنامه‌ها یا اپلیکیشن‌های حسابداری عمومی استفاده کنید.
4. هزینه‌ها
خرج و مخارج مربوط به مغازه و هزینه‌هایی که برای کسب و کارتان می‌کنید، همگی را در سند هزینه‌ها ثبت کنید.
به عنوان مثال، قبض آب و برق، حقوق کارمندان، هزینۀ ناهار و پذیرایی، صدقه، خرج سفر کاری، چیزهایی که سوخت می‌شوند و دیگر برنمی‌گردند مثلا به سرقت می‌روند و…
منظور از مغازه همان کسب و کارتان هست چرا که کارگاه و کارخانه یا افراد کیفی، مغازه ندارند.
اولین باری که در صفحه سند، روی گزینه هزینه‌ها کلیک می‌کنید و هیچ حسابی ازین نوع تعریف نشده، با چیزی مشابه عکس زیر مواجه می‌شوید. روی بی نام کلیک کنید تا حساب جدید هزینه باز شود. حالا هر نامی که مناسب نیازتان هست به این حساب بدهید؛ مثلا «مخارج و هزینه‌های مغازه» یا هر نام دیگری که خودتان می‌پسندید. می‌توانید برای حقوق و دستمزد هر کدام از کارمندانتان، حسابی جداگانه باز کنید یا اینکه همه هزینه‌ها را در یک حساب ثبت کنید.
در ویدئوی هزینه‌ها مفصل توضیح داده‌ایم.
دو نکته مهم در هزینه‌ها
- برداشت شخصی خودتان یا شریکتان را در هزینه‌ها ثبت نکنید. هزینه یعنی آنچه خرج مغازه شده مثل قبض‌های آب و برق یا خرجی که برای سفر کاری می‌کنید اما برداشت‌های شخصی خودتان برای مصرف خانه و خرج شخصی است و ربطی به مغازه ندارد پس باید در صفحه شرکاء و به نام شما، خروج بخورد.
چرا نباید در هزینه‌ها بزنید؟ چون محاسبه سود و زیان را به هم می‌زند.
فرض کنید شما دویست میلیون تومان سود کرده‌اید و پنجاه میلیون هم هزینه مغازه کردید. سود خالصتان، صد و پنجاه میلیون تومان می‌شود. حالا اگر برای مصرف شخصی خودتان، خودروی شخصی به مبلغ هشتاد میلیون تومان بخرید و در صفحه هزینه‌ها ثبت شود، چه اتفاقی می‌افتد؟ برنامه سود خالصتان را فقط هفتاد میلیون نشان می‌دهد، در حالی که سود واقعی صد و پنجاه است که هشتاد میلیونش را برداشت کرده‌اید. - مخارج منزل را در صفحه هزینه‌ها وارد نکنید. آنچه برای مصرف شخصی خودتان، از دخل برمی‌دارید باید در سند شرکاء به نام خودتان ثبت شود حتی اگر شریک ندارید.
اینکه خرج چه چیزی شده مثلا برنج و حبوبات خریده‌اید یا سفر خانوادگی رفتید، در یادداشت همان ردیف شرکاء ثبت کنید.
اگر به دنبال گزارش جامع از خرج و مخارج منزلتان هستید، بهتر است از نرم‌افزارهای عمومی برایش استفاده کنید چون نرم‌افزار کیمیا نمایانگر مغازه است و حساب و کتاب مغازه را نگه می‌دارد. نگهداری حساب دو جای متفاوت یعنی مغازه و منزل از توان برنامه خارج است. بنابراین گزارش هزینه‌های کیمیا فقط خرج و مخارج مغازه را نشان می‌دهد.
5. سرمایه و برداشت
در حساب سرمایه و برداشت دو چیز را ثبت می‌کنید: یکی آورده و سرمایه اولیه هر شریک، و دیگری برداشت‌های هر شریک در طول دوره حسابداری. البته طبق تجربۀ ما، اکثر افراد یادشان نمی‌آید که آوردۀ اولیه‌شان چقدر بوده و جای نگرانی هم نیست چون در مراحل گام به گام یا همان ابتدای دوره، کیمیا خودش با تقسیم سهم، آورده را برای شما ایجاد می‌کند و خلاصه‌وضعیت ابتدای دوره را صفر می‌کند.
من که شریک ندارم!
در ویدئوی برداشت شخصی شما از مغازه، توضیح داده‌ایم که حتی اگر تنها کار می‌کنید، باز هم باید حسابی به نام خودتان در این قسمت ایجاد کنید تا سرمایه اولیه و برداشت‌های شخصی خودتان را در آن حساب ثبت کنید. منظور از برداشت شخصی، هر چیزی است که به مغازه مربوط نمی‌شود مثل مخارج خانه‌تان که مربوط به شخص خودتان است و به سودآوری مغازه مرتبط نیست. توضیح بیشتر را بالاتر در بخش هزینه‌ها گفتم.
خلاصه، نگاهتان و توقعتان از کیمیا این باشد که حساب و کتاب مغازه را داشته باشد و به شما و شریکان، به دید افرادی خارج از مغازه نگاه کند.
6. ذوب
سند ذوب برای آب کردن و ذوب طلا، مخصوصاً برای کارگاه‌های طلاسازی طراحی شده است.
در صفحه ذوب، امکاناتی نظیر عیار کردن آبشده و تعیین مقدار شمش یا بار، محاسبه وزن داخل بته، عیار کردن ویژه لحیم و حساب کسر ذوب را دارید.
ویدئوی آب کردن و ذوب متفرقه برای تک‌فروشان و بنکداران در این زمینه راهنمای شماست. برای کارگاه‌های طلاسازی هم ویدئوی ذوب لحیم راه‌گشاست.
7. حساب‌داخلی
حساب‌داخلی کمتر از بقیه کاربرد دارد. هر سندی که مرتبط با اشخاص نیست یعنی ته‌حساب و طلب یا بدهی با شخص خاصی ایجاد نمی‌کند، از نوع حساب‌داخلی تعریف می‌شود. استفاده از آن نیاز به دقت و احتیاط دارد چون هر ردیفی که ورود بزنید، مستقیماً در سیستم شما سود می‌شود و هر ردیف خروج هم معادل با زیان است.
به عنوان مثال: مقداری از جنس النگو پارمیس را اشتباهی به نام النگو پریسا فروخته‌ایم و حالا موجودی هر دو جنس در کیمیا، با واقعیت مغازه نمی‌خواند. در چنین مواردی سند حساب‌داخلی برای اصلاح موجودی، تنها راه چاره است.
8. امانات
فرض کنید که از مغازه، گوشواره‌ای به یکی از اقوام قرض داده‌اید. مطمئنا نمی‌خواهید نام او را در میان مشتریان و حساب بازار و بقیه ببینید. این‌جور حسابها را در بخش امانات بزنید.
شکل سند در امانات عین سند بنکداری است با این فرق که در هر ردیف، می‌توانید تاریخ بزنید و این شکل را بدین خاطر قرار دادیم چون در امانات، سند مطرح نیست بلکه بیشتر دوست داریم که در یک سند، خلاصه اتفاقات را با تاریخ‌های متفاوت ببینیم.