00:00 – رمز عبور و مجوز کاربران
01:16 – برداشتن رمز عبور دفتر
01:52 – معرفی کاربران
03:56 – انواع مجوز به کاربر
اگر غیر از شما، اشخاص دیگری هم هستند که با کیمیا کار می‌کنند، از منوی اصلی، گزینۀ کاربران می‌توانید آنها را به کیمیا معرفی کنید. رمز عبور و مجوز دسترسی را نیز مشخص کنید.
چنانچه می‌خواهید کاربر جدید به کیمیا معرفی کنید، روی ردیف خالی کلیک کنید (همان ردیفی که در سمت راستش، علامت سبز رنگ دارد) سپس نام کاربر مورد نظر را تایپ کنید. حالا روی دکمه ویرایش در نوار ابزار بالا کلیک کنید تا کاربر جدید ذخیره شود سپس روی کلید مجوز کلیک کنید…
مجوز کامل / فقط مشاهده
برای راحتی کار، می‌توانید ابتدا کلید مجوز کامل را کلیک کنید، سپس جاهایی که این کارمند مجاز نیست، دکمه سمت راستش را خاموش کنید.
کلید مجوز فقط مشاهده، همه مجوزها را روشن می‌کند اما هرچه که اجازه تغییر بخواهد از کاربر می‌گیرد. مثلاً در صفحه سند می‌تواند اسناد و فاکتورها را ببیند اما نمی‌تواند سند جدید بزند یا سندها را تغییر دهد یا حتی چاپ کند.
اجازۀ دیدن…
دکمه‌های سمت راست نشان می‌دهد که این کاربر، مجوز دیدن این قسمت را دارد یا خیر.
اگر روشن باشد یعنی که مجاز به دیدن است.
مثلا در عکس بالا، می‌بینید کارمندی که نامش اکبر است مجاز شده که صفحه سند تکفروشی را ببیند. خیلی متداول است که مجوز دیدن سند شرکاء را برای کارمندتان بردارید. نتیجه در صفحه سند، چیزی مشابه عکس زیر است که گزینه شرکاء را اصلا نمی‌بیند.
مجوزهای سند
علاوه بر دکمه روشن/خاموش در سمت راست هر ردیف که مجوز دیدن اسناد است، چند مجوز دیگر هم برای هر یک از صفحات سند، در اختیارتان هست:
سند جدید/ ویرایش سند
در مثال عکس، اجازه سند زدن در صفحه تکفروشی را دارد؟ تیک سند جدید / ویرایش سند را بگذارید تا بتواند سند بزند.
برداشتن تیک، معنایش این است که فقط می‌تواند اسناد تکفروشی را ببیند اما نمی‌تواند تغییرشان دهد یا سند جدید بزند.
چاپ سند
در مثال عکس ما، مجاز به چاپ سند تکفروشی هست؟ اگر می‌خواهید کارمندتان امکان چاپ سند تکفروشی را داشته باشد، مانند عکس تیک بزنید.
مشاهده مانده
ممکن است بخواهید کارمندتان سند بزند اما ته‌حساب را در صفحه سند نـبیند، در این صورت تیک مشاهده مانده را بردارید تا صرفاً جمع سند را ببیند. در مثال عکس، مانده قبلی و ته حساب نهایی مشتریان تکفروشی برای این کارمند مخفی خواهند شد.
تغییر پس از چاپ
یکی از بهترین مجوزها برای شماست. تیک را بردارید تا اگر فاکتوری چاپ شد، کاربرتان مجاز به تغییر دادنش نباشد. چون فاکتور چاپ شده، دست مشتری رسیده و معنی ندارد تغییر کند. اگر هم سندی به اشتباه وارد شده بود، باید مدیر سیستم یعنی شما آن سند را تغییر دهید یا حذف کنید.
تغییر حساب
در مثالی که در عکس می‌بینید، آیا کارمندتان می‌تواند اشخاص جدید از نوع تکفروشی به کیمیا معرفی کند؟ همچنین آیا مجاز است اسم و مشخصات مشتریان تکفروشی را ویرایش و تغییر دهد مثلا نام اشخاص یا تلفن آنها را می‌تواند عوض کند یا خیر؟ اگر چنین اجازه‌ای دارد، تغییر حساب را تیک بزنید.
حساب‌ها
این دکمه برای کسانی است که نیاز به سخت‌گیری بیشتری دارند و می‌خواهند کارمندشان فقط با افرادی مشخص بده بستان کند. با کلیک بر این دکمه، لیست اسامی ظاهر می‌شود و می‌توانید اشخاص مد نظرتان را تیک بزنید.
نکته‌ای که نباید فراموشش کنید: اگر تغییر حساب تیک داشت، کارمندتان می‌تواند شخص جدید ایجاد کند و به لیست اسامی مجازش هم اضافه می‌شود.
مجوزهای گزارش
دکمه روشن/خاموش یعنی کارمندتان این گزارش را می‌تواند ببیند یا خیر. غیر ازین دکمه، هر گزارش سه تا گزینه دارد:
تغییر
فقط برای برخی از گزارش‌ها کاربرد دارد. مثلا در گزارش دفتر شرطی، کارمند می‌تواند عیار را عوض کند و تغییری ایجاد کند که روی اسناد تأثیرگذار است، اگر اینجا تیک تغییر را زده باشید.
مشاهده جمعها
گزینۀ پر کاربردی است. بسیاری از همکارانتان اصرار دارند که کارمندشان نتواند جمعهای گزارش را ببیند مثلا در گزارش مانده و مدت، ته‌حساب افراد را یک به یک ببیند اما جمع همه ته‌حساب‌ها را پایین گزارش نبیند.
گزارش سود و زیان
مشاهده گزارش سود و زیان به خاطر حساسیت بالایش، فقط در اختیار مدیرسیستم است و نمی‌توانید به هیچ کاربری مجوزش را بدهید.
گزارش خلاصه وضعیت
ساختار این گزارش، ترکیبی از چند گزارش است: مانده‌حساب‌ها و موجودی‌ها. به همین دلیل اگر مثلاً مجوز گزارش مانده و مدت را به کارمندتان ندهید، کیمیا هوشمندانه در خلاصه وضعیت ردیف‌های ته‌حساب را به کارمندتان نشان نمی‌دهد.
نکته دیگر راجع به جمع پایین این گزارش است: اگر کارمندتان مجوز دیدن همه گزارش‌ها را داشته باشد، جمع نهایی را در خلاصه وضعیت نخواهد دید حتی اگر تیک مشاهده جمعها را زده باشید. چرا؟ به خاطر حساسیت بالای خلاصه وضعیت که کل زندگی شما را نشان می‌دهد.
البته خودتان می‌توانید با وارد کردن رمز عبور، جمعها را ببینید.
مجوزهای دیگر
غیر از اسناد و گزارش‌ها، چند تا مجوز دیگر را هم در پنجره مجوز کاربران داریم.
صفحه – اجناس
اگر تیک تغییر برای صفحه اجناس را نزنید، کارمندتان مجاز به اضافه کردن جنس جدید نخواهد بود و اجناس قبلی را هم نمی‌تواند عوض کند مثلاً نام اجناس را تغییر دهد.
صفحه – گروه‌ها
تیک تغییر برای صفحه گروه‌ها، به کارمندتان اجازه می‌دهد برای اشخاص، گروه جدید بسازد یا گروه‌هایی که از قبل داشتید را تغییر بدهد و ویرایش کند. چنانچه با گروه‌ها آشنا نیستید، لینک روبرو به شما کمک می‌کند: اطلاعات پایه > پنجره گروه جدید