آیا برنامه را برای حسابدارها نوشته‌اند یعنی کسانی که تحصیلات حسابداری دارند؟ یا نرم‌افزاری است به زبان بازاری‌ها و برای شما که در صنف طلا هستید؟ بین این دو دیدگاه خیلی فاصله است. مدیر یکی از شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری طلا، تعریف می‌کرد برای تست و عیب‌یابی نرم‌افزار، همیشه حسابدار جماعت را پشت سیستم می‌نشانیم نه طلافروشان را.

در دو حالت، این برنامه‌ها برای شما مناسب و ایده‌آل هستن:

1. خودتان به حسابداری کاملا مسلط هستید و از پیچ و خمش آگاهید: تحصیلات حسابداری دارید یا از روی علاقه علمش را آموخته‌اید.
2. حساب و کتاب را واگذار کرده‌اید به حسابدار و خودتان صرفاً گزارش می‌گیرید. مسلماً برای او برنامه‌ای مناسب است که با اصطلاحات حسابداری هماهنگ باشد.

اگر این دو حالت درباره شما صدق نمی‌کند اصلاً سمت این‌جور برنامه‌ها نروید چون نتیجه دلخواه را نمی‌گیرید. برنامه می‌خرید که وقتتان آزاد شود و فروشتان افزایش یابد اما درعمل، درگیر ناشناخته‌ای جدید می‌شوید.
طبق آمار، اکثر افراد با این انتخاب غلط، برنامه حسابداری را رها کرده و عطایش را به لقایش می‌بخشند. کسانی هم که حوصله بیشتری دارند، وقت زیادی را صرف یادگیری نرم‌افزار می‌کنند؛ آنها هم ضرر می‌دهند اما خبر ندارند چون زمان که از طلا گران‌تر است، صرف کارهای بیهوده می‌شود به عنوان مثال، چیزی به اسم پولی‌کردن در اصطلاحات حسابداری، بی‌معنی است و برای مطلبی به این سادگی، چهار سند می‌زنند!

بیراه نرفته‌ایم اگر بگوییم پشتیبانی و تیمی که از آنها می‌خرید، مهم‌تر از محصولی است که دریافت می‌کنید. شاید برایتان جالب باشد که نرم‌افزارهای قفل‌شکسته و کرک‌شده برای صنف طلا و جواهر بسیار کمیاب است و اگر هم پیدا شود، محصولی تاریخ گذشته و به درد نخور است. فکر می‌کنید چرا؟

جدای از بحث اخلاقی و قانونی که نباید زحمت دیگران را هدر دهیم بلکه باید بهای هر چیز را بپردازیم، دلیلش این است که برنامۀ بدون پشتیبانی ارزنی نمی‌ارزد. قانونی در برنامه‌نویسی هست:

«No Code No Bug»

امکان ندارد برنامه‌ای کامل و بی‌نقص باشد حتی اگر تولید بزرگترین شرکت‌های دنیا مثل مایکروسافت و اپل باشد؛ نکته اینجاست که کدام شرکت، باگ‌های خطرناک را سریع‌تر از راه برمی‌دارد و شما را تنها نمی‌گذارد.

مطمئنا نمی‌شود در یکی دو روز اخلاق پشتیبانی شرکتی را شناخت اما نکات زیر به شما کمک می‌کند تا به نتیجه مطلوب برسید:

• متاسفانه نرم‌افزاری به پستمان خورد که پس از مدتی مشخص مثلا یک سال، متوقف می‌شود و دست شما را در حنا می‌گذارد! در نتیجه باید با پرداخت هزینه‌ای برنامه را باز کنید. این گزینه را حتماً مد نظر قرار دهید که آیا برنامه از کار می‌افتد یا صرفاً خدمت‌رسانی و پشتیبانی آنها مدت‌دار است تا متضرر نشوید.
• پیش از خرید، سمج باشید و زیاد سوال بپرسید؛ هیچ خجالت هم ندارد. همه قبل ازینکه بخرید خیلی خوش‌اخلاق و اتوکشیده با شما صحبت می‌کنند اما وقتی بیش از معمول سوال داشته باشید ممکن است ورق برگردد و آن رویشان نمایان شود! پس از خریدتان، جایی از برنامه گیر کنید و سوال داشته باشید با همین روی آنها مواجه خواهید شد!

یکی از همکاران شما در پاساژ اردیبهشت (بازار تهران)، مشتری شرکت… بود. چند باری بابت پشتیبانی نرم‌افزار تماس گرفت؛ دفعه بعدی متوجه شد که هر ساعتی از روز زنگ می‌زند فقط بوق اشغال می‌شنود! با کمی تحقیق، معلوم شد پشتیبانی شرکت، شماره‌اش را به لیست سیاه اضافه کرده‌اند تا تماس برقرار نشود؛ به همین سادگی!

• مشتریانِ آن برنامه بهترین راهنمای شما هستند؛ کسانی که اکنون با برنامه کار می‌کنند و پشتیبانی شرکت را از نزدیک لمس کرده‌اند. از شرکت بخواهید نظر مشتریان راضی را نشانتان دهد. ترجیحاً به جای نوشته و متن، فایل صوتی باشد؛ اگر فیلم باشد که چی از آن بهتر؟ خیلی از همکاران شما دوست ندارند دیده شوند؛ هم به خاطر امنیت، هم از ترس اداره. برای همین اگر فایل صوتی بود سخت نگیرید.

اگر شرکتی فقط لیست اسامی مشتریان را ارائه دهد اصلا کافی نیست چون شاید آن مشتری خریده باشد اما از برنامه استفاده نمی‌کند؛ شاید نتوانسته مرجوع کند و به‌ ناچار سراغ نرم‌افزاری دیگر رفته باشد. شما که وقت ندارید به تک‌تک مشتریانشان سر بزنید پس آنها باید نظر مشتریان راضی را در اختیار شما بگذارند.

فایل صوتی نظرات را که گوش کنید خیلی راحت متوجه می‌شوید نظر واقعی مشتریان هست یا نه: از لحنشان، از تفاوت جمله‌بندی و اینکه همه یک جور حرف نمی‌زنند و کلماتشان کپی همدیگر نیست.

نکته دیگر اینکه ببینید آیا در بین مشتریانشان از افراد موفق بازار طلا چند نفری هستند یا خیر؟ همان افرادی که همیشه به‌روز هستند و بهترین‌های بازار را انتخاب می‌کنند. دیدن نام آنها برای شما که هوشمندانه انتخاب می‌کنید، قوت قلب می‌آورد.

• CD نصب برنامه: گفتنش برایم خجالت‌آور است اما برخی شرکت‌ها به بهانۀ سخت بودن نصب و «قِلِق داره و شما از پسش برنمی‌آیید» از دادن فایل نصب برنامه و Setup خودداری می‌کنند! معنی این کار چیست؟ هر بار باید به آنها پول بدهید تا برای شما نرم‌افزار را نصب کنند آن هم با هزینه‌ای گزاف! بالاخره کار شما نیست و سخت است دیگر J.

• اگر بین دو شرکت، همه موارد مساوی بود، سراغ از مدت پشتیبانی رایگان بگیرید. یکی سه ماه کنار شماست و دیگری دو سال. هرکدام که مدت زمان بیشتری راهنمای شما بود، انتخاب مناسب‌تری است. خدا را شکر همه جای ایران، اینترنت پرسرعت هست و شهرهای دوردست هم می‌توانند از پشتیبانی اینترنتی استفاده کنند. تنها نکته‌ای که به آن برخوردیم، رایگان یا پولی بودنش است مثلاً نرم‌افزاری در تهران هست که قبل از وصل شدن اینترنتی به شما برای پشتیبانی، شماره کارت بانکی می‌دهد تا پول واریز کنید حتی در دوره گارانتی!

• آموزش: شاید کارمندی که به برنامه مسلط بود از شما خداحافظی کرد و همکاری‌اش با شما قطع شد. شما که وقت ندارید به کارمند جدید آموزش دهید پس بهتر است از شرکتی نرم‌افزار بخرید که چنین امکانی ارائه می‌کند. فرقی نمی‌کند آموزش غیرحضوری باشد یا اینترنتی یا حضوری.
  نرم‌افزارهایی در بازار پیدا می‌شوند که هیچ آموزشی ارائه نمی‌کنند: نه دفترچه راهنمایی، نه فیلم آموزشی، نه هیچی! با ذکاوت و قریحه خودتان باید حدس بزنید که هر قسمت نرم‌افزار چه کاری انجام می‌دهد!

• قدیمی بودن شرکت و سابقه‌اش مهم است یا نه؟ پاسخمان این است که خیلی تازه‌کار نباشند چون شما موش آزمایشگاهی آنها می‌شوید؛ گرچه در نهایت برنامه‌ای با سلیقه خودتان به دست می‌آورید. اگر از عمر برنامه دو سال بگذرد و حرفی برای گفتن و خودنمایی داشته باشد، نظر خیلی‌ها را به خودش جلب می‌کند؛ حداقل دویست نفر مشتری.

حتماً تاییدیه از شورای عالی انفورماتیک گرفته باشد، این‌طوری خیالتان راحت است که برنامه ثبت شده و شما درگیر دعواهای حقوقی بین برنامه‌نویس‌ها نمی‌شوید چون در اصفهان بعضی سر این مساله به مشکل خوردند.

سابقه طولانی بهتر نیست؟ الزاماً نه! بین بانک‌ها از همه باسابقه‌تر بانک سپه است. به نظر شما بانک‌های خصوصی که خیلی از عمرشان نمی‌گذرد خدمات بهتری ارائه می‌کنند یا بانک سپه؟! در دنیای نرم‌افزار هم، دنیا را جوان‌ترها و شرکت‌های تازه‌تاسیس متحول کرده‌اند.

اگر بخواهیم در یک جمله پشتیبانی مناسب را خلاصه کنیم: مطمئن شوید که حس صمیمیت و دوستی بین شما و شرکت برقرار خواهد بود و در مواقع نیاز، تنها نمی‌مانید و شما را به عنوان مزاحم نگاه نمی‌کنند.

هدف نهایی شما از سند زدن و فاکتور وارد کردن این است که از گزارش‌های برنامه استفاده کنید. برنامه‌های خوب، برخی گزارش‌ها را در همان صفحه سند در دسترس شما می‌گذارند مثلا وقتی سندهای یک شخص خاص را می‌بینید مانده قبلی را به شما نشان می‌دهند و امکان دیدن سندهای قبلی و بعدی از همان صفحه سند در اختیارتان است. چنین امکانی در وقت شما صرفه‌جویی فراوانی به بار می‌آورد. یا اینکه وقتی لیست اسامی را در صفحه سند مشاهده می‌کنید، کنار هر اسمی ته‌حسابش هم باشد.
در قسمت گزارش‌ها نیاز اصلی شما چند مورد اصلی و بنیادی است که باید بررسی کنید تا آن برنامه حتماً داشته باشد:

گزارشی که وضعیت مغازه را نشان دهد. یعنی با یک نگاه کلی مشخص شود که چقدر بدهکار و چقدر بستانکارید و همین الان چه مقدار در مغازه موجودی دارید از پول نقد گرفته تا کار ساخته داخل ویترین؛ پایین گزارش هم اینها را جمع کند و موجودی خالص مغازه را نشان دهد. موجودی خالص یا همان وضعیت مغازه به این معناست که اگر طلب مردم را بدهید و طلبتان را بستانید، چقدر دست خودتان را می‌گیرد.

من کسی را در صنف طلا ندیدم که دارایی خود را به تومان یا ریال حساب کند بلکه همیشه آخرین نتیجه‌ای که می‌خواهد بداند بر حسب طلا و به قیمت روز مظنه است؛ بنابراین گزارشی که برنامه به شما ارائه می‌کند حتماً قسمتی برای گرفتن مظنه و قیمت روز طلا داشته باشد تا خودش وضعیت مغازه را بر حسب طلا نشان دهد.

اگر برنامه موردنظرتان این گزارش را به درستی و شفاف نشان دهد، متوجه می‌شوید که چه‌کاره هستید و چقدر داشتۀ خالص شماست؛ همچنین باعث می‌شود که از مظنه عقب نیافتید چون همیشه جمع طلایی و ریالی را جداگانه می‌بینید و اگر طلا فروختید اما به اندازه‌اش خرید نکردید، جمع طلایی شما منفی است و جمع ریالی مثبت؛ پس با یک نگاه همه چیز مشخص می‌شود. این گزارش را جدی بگیرید و در تحقیقات خودتان سعی کنید کاملا از کارکرد درستش مطمئن شوید.

• اختلاف حساب با دیگر افراد. طبیعی است که حساب شما با اشخاص همخوانی نداشته باشد و بخواهید بده بستان با آن شخص را ریز به ریز چاپ کنید تا در هر ردیف ته‌حسابش را ببینید و اختلاف را پیدا کنید. این گزارش حیاتی است و هر برنامه‌ای باید آن را داشته باشد.
• سود اصلی شما در گردش و چرخیدن طلای شماست نه صرفاً فروش بیشتر. حتماً آدم‌های موفق صنف طلا را دیده‌اید که چقدر روی این آمار و ارقام حساسند؛ طلا پیش مشتری چند روز خوابیده؟ کدام کار، طلای بیشتری می‌طلبد و اگر کم‌فروش است، از رده خارجش کنیم.
  در واقع بدون گزارش و آمار درست، شما بی‌خبر از همه جا ضرر می‌کنید.
• کدام جنس فروش بیشتری داشته و کدام جنس سود بهتری نصیبتان کرده. اینکه بتوانید گزارش را از بیشترین به کمترین یا برعکس مرتب و Sort کنید، خیلی در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند. جالب این است که 20 درصد کارهای ساخته سودآور هستند و اصل سود را آنها نصیبتان می‌کنند پس نباید روی حدس و گمان جلو بروید بلکه نیازمند گزارش دقیقی از کارکرد اجناس هستید.
• طلای شما دست دیگران چند روز خوابیده؟ باید ریز به ریز نشان دهد و از آن مهم‌تر بتوانید فیلتر کنید مثلا فقط کسانی را بیاورد که بیشتر از 20 روز طلا دستشان است. منظورم رأس کلی نیست بلکه مدت هر فقره طلایی که شما پرداخت کردید با کم کردن دریافتی‌ها از آن شخص.
• امروز کدام مشتری باید مبلغ قسط خود را بیاورد. اگر قسطی می‌فروشید، هشدار سررسید اقساط نیاز اصلی شماست و از آن بهتر اینکه خود برنامه بتواند به مشتریان پیامک بفرستد یا باز هم بهتر، تماس تلفنی بگیرد و بدهی آنها را یادآوری کند. این‌طوری هم سرمایه شما بیشتر در گردش خواهد بود، هم اینکه وقت شما به طرز عجیبی آزاد می‌شود.

موقع بررسی گزارش‌ها، ببینید که آیا نیاز است ازین گزارش به آن گزارش بروید تا به نتیجه‌ای ساده برسید؟ مثلا در گزارش وضعیت مغازه که توضیح دادیم، بعضی برنامه‌ها امکان دوبار کلیک روی هر ردیف را می‌دهند تا بتوانید ریز آن ردیف را مشاهده کنید. مثلا جمع موجودی آبشده در یک ردیف آمده، اگر بخواهید ریز آبشده‌های موجود را هم ببینید آیا نیاز است که به گزارش دیگری مراجعه کنید؟!

اپلیکیشن موبایل

امروزه همگان یک گوشی هوشمند در جیبشان دارند. مخصوصاً اگر کیفی هستید بدیهی است که باید همراه نرم‌افزار حسابداری، اپلیکیشنی ارائه شود تا چندین دسته فاکتور دنبالتان نکشانید! برای دیدن فی اجرت و ته‌حساب‌ها از اپلیکیشن استفاده کنید چون بیرون آوردن برگه‌ای عرق‌کرده و مچاله از جیبتان، خیلی از کلاس کار و پرستیژتان کم می‌کند؛ واقعیت این است که دیگران شما را از روی ظاهرتان قضاوت می‌کنند پس آنچه دوست دارید در ذهن دیگران بسازید: شیک، باکلاس و پرستیژ بالا.
خاطره‌ای برایتان بگویم از دوستی که استفاده درست از تکنولوژی را بلد است و «کیفی» و پخش‌کننده است. اوایل که تازه iPad به بازار آمده بود یکی تهیه کرد و عکس مدل کارها را در آیپد به مشتریانش نشان می‌داد؛ باور بکنید یا نکنید، با همین حرکت ساده فروشش را تا دو برابر بیشتر کرد!

جواهر

برای جواهر شناسنامه صادر می‌کنید؟ مشخصات سنگ‌هایش و اجرت مخراج‌کاری و درصد سودتان و موارد دیگر را ریز به ریز می‌خواهید؟ پس حتما بپرسید که برنامه برای جواهر، چه دارد چون نرم‌افزارهایی در بازار هستند که مخصوص طلا نوشته شده‌اند و برای جواهر، کاری انجام نداده‌اند.

ساخته سنگدار

غیر از جواهر، ساخته‌هایی که یک نوع سنگ دارند خیلی متداول شده و نکته‌ای که در نرم‌افزار باید مراقبش باشید این است که موجودی سنگ را به عنوان بدهی و ضرر برای شما محاسبه نکند؛ یعنی نرم‌افزار بتواند همراه با موجودی کارهای ساخته شما، ارزش سنگی که الان در ویترین روی طلا سوار هست، محاسبه کند. عین همین مساله در کارهای چرم‌دار هم مطرح است و برخی طلافروش‌ها در نرم‌افزارشان به مشکل خوردند چون ارزش چرم را محاسبه نمی‌کند بلکه ضرر حساب می‌شود تا موقعی که بفروشید!

نکتۀ دیگر اینکه در کارهای سنگدار، گاهی نه وزن سنگ در اختیار شماست نه تعدادش و صرفاً پول سنگ را می‌دانید. اگر نرم‌افزار چنین اختیاری به شما ندهد سند زدن به صورت ناقص انجام خواهد شد.

بارکد

بارکد، بیشتر برای کارهای خورده ریز کاربرد دارد. نکته‌ای که یادآوری‌اش را لازم می‌دانیم این است که شما را وابسته به خودشان نکنند و برای هر لیبل جدید محتاج هزینه دوباره نشوید بلکه در محیط نرم‌افزار بتوانید به سادگی طراحی کنید. طراحی بارکد واقعاً کار آسانی است. فروش جنس با بارکد و موجودی‌گیری به کمک بارکدخوان راحت‌تر است و خوبی دیگرش این است که در نگاه مشتری، مغازه شما شیک‌تر و دقیق‌تر دیده می‌شود و قدرت شما را در قیمت‌گذاری اجناس افزایش می‌دهد.

RFID

از پدیده‌های نوظهور و بسیار جالب که جان شما را آزاد می‌کند و موجودی‌گیری مغازه را از یک روز به کمتر از یک ساعت کاهش می‌دهد. چنانچه وزن‌کشی ویترین از شما وقت زیادی می‌گیرد، به این گزینه توجه داشته باشید.

فروش قسطی

برای مغازه‌های تکفروشی بیشتر برنامه‌ها به شما جدول قسط می‌دهند و می‌توانید قسطی بفروشید اما دو تا مساله مشاهده کردیم که بررسی‌اش ضروری است:

• نرم‌افزاری دیدیم که موقع دریافت قسط از مشتری دو جای مختلف باید ثبت می‌کردیم. یعنی پول دریافتی را یک بار در جدول قسط و بار دیگر در سند می‌زدیم! این مساله نابخشودنی است؛ هرجای برنامه که دوباره‌کاری برایتان به ارمغان بیاورد، مطمئن باشید که اشتباه و فراموشی و گاهی خورد شدن اعصاب را در پی خواهد داشت.
• بیشتر وقت‌ها مشتریانتان قسط را سر موقع و با مبلغ دقیق نمی‌دهند یعنی ممکن است دو تا قسط را باهم بدهند یا زودتر از موعد یا دیرتر تحویل دهند؛ یا اینکه به جای قسط 500 هزار تومانی، 380 هزار تومان دریافتی داشته باشید. آیا نرم‌افزاری که می‌خواهید بخرید این امکان را به شما می‌دهد یعنی هم در مبلغ دریافتی، هم در تاریخش دست شما باز است؟ یا مجبورید هر قسط را به صورت دقیق با همان مبلغی که قسطبندی کردید دریافت کنید؟! بیش ازین توضیح نمی‌دهم چون خودتان متوجه عمق فاجعه شدید.

حساب‌های ارزی

دوستانی که با خارج از کشور بده بستان دارند، چهار نکته زیر را هنگام انتخاب نرم‌افزار مدنظر قرار دهند:

• این طور نباشد که برای یک نفر چند حساب باز کنید، یکی برای حساب ریالی او و دیگری برای حساب دلاری یا درهمی، چون خیلی گیج‌کننده می‌شود و ازین حساب به آن حساب رفتن علاوه بر فراموشی و اشتباه، وقت شما را هدر می‌دهد.
• در گزارش وضعیت مغازه، اجناسی که اجرتشان دلاری است ردیفی جداگانه داشته باشند یعنی اجرت‌های ارزی مثلا دلاری و درهمی با اجناس ریالی قاطی نشوند.
• پولی کردن با قیمت اونس و برحسب دلار بسیار مورد نیازتان خواهد بود. حتماً می‌دانید که خرید و فروش طلا با اونس وابسته به چند پارامتر است از جمله وزن هر اونس و عیارش و فی درهم به دلار (Rate) اگر با دبی کار می‌کنید؛ بنابراین همه این امکانات باید در نرم‌افزار برایتان باز باشند چون طرف‌حساب‌های شما هرکدامشان به روشی محاسبه می‌کنند مثلا یکی فی درهم را 3.6 می‌زند و دیگری 3.67 و اگر شما نتوانید در برنامه این گزینه را تغییر دهید، هربار اختلاف حساب خواهید داشت!
  همچنین اگر با ترکیه کار می‌کنید نیاز است که بتوانید با قیمت هاس یا همان کیلوگرم، پولی کنید. خلاصه مجبور نشوید دم به دقیقه سری به ماشین‌حساب بزنید!
• وضعیت مغازه شما ترکیبی خواهد بود از طلا و ریال و ارزهایی مثل دلار و درهم. حتماً در گزارش برنامه قسمتی داشته باشد که قیمت روز ارزها و مظنه را بگیرد و کل وضعیت مغازه را بر حسب طلا نشانتان دهد.

ذوب

برای شما که کارگاه دارید و می‌خواهید از دست محاسبه‌ای وقت‌گیر و استرس‌زا برای عیارکردن خلاص شوید، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که هم عیار کند و بگوید چقدر بار نیاز است یا چه مقدار شمش می‌خواهد و ازین مهم‌تر همزمان با عیارکردن، موجودی شما را اصلاح کند. یعنی چه؟ شما با ماشین حساب یا حتی نرم‌افزار Excel می‌توانید عیار کنید و محاسبات ذوب را انجام دهید آنچه که در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند این است که موجودی شمش و آبشده‌ها همزمان با عیارکردن و ذوب، در نرم‌افزار اصلاح و ثبت شوند نه اینکه صرفاً عیار کند!